Najczęstsze błędy w zarządzaniu projektami i jak ich uniknąć?
Zarządzanie projektami to sztuka balansowania między ludźmi, celami i rzeczywistością. Na powodzenie całego przedsięwzięcia wpływa wiele czynników – od jakości komunikacji w zespole, przez trafność podejmowanych decyzji, aż po elastyczność w obliczu zmieniających się warunków. Dlatego osoby odpowiedzialne za prowadzenie projektów muszą nie tylko mieć wiedzę i narzędzia, ale też umiejętność przewidywania potencjalnych trudności i reagowania na nie, nim zaczną poważnie komplikować pracę. Zatem, jakie są najczęstsze problemy w zarządzaniu i co zrobić, by do nich nie dopuścić?
Brak dokładnego planu i niejasno określone cele
Gdy projekt nie ma szczegółowo określonego zakresu działań, a cele są nieprecyzyjnie wyznaczone, łatwo o chaos w trakcie realizacji. Bez klarownego planu zespół może stracić kierunek, a brak wytycznych prowadzi do błędnych decyzji, zbędnych zmian i trudności w koordynowaniu prac. Aby uniknąć takich problemów w zarządzaniu, każdy członek zespołu musi dokładnie wiedzieć, jakie zadania ma do wykonania, w jakim czasie i w jakiej kolejności. Cele powinny być mierzalne i realistyczne, a cały proces musi być dobrze zorganizowany, by zapewnić skuteczną realizację w wyznaczonym terminie.
Niedoszacowanie czasu
Wspomniany wyżej czas trzeba racjonalnie oszacować. Niewłaściwe zarządzanie zasobami – zarówno ludzkimi, jak i technologicznymi – prowadzi do przeciążenia zespołu i zwiększa ryzyko niedotrzymania terminów. Podobnie jest ze zbyt optymistycznym wyznaczaniem terminów. Warto szczegółowo przeanalizować te kwestie i zwrócić uwagę na priorytetyzację zadań, by uszeregować je według stopnia pilności.
Słaba komunikacja w zespole = nawarstwiające się problemy w zarządzaniu projektami
Błędy w zarządzaniu wynikają w dużej mierze z braku odpowiedniej komunikacji. Osoba zarządzająca projektami, by skutecznie prowadzić zespół, musi zadbać o dobry przepływ informacji między członkami grupy. Powinna też reagować na ewentualne konflikty i je rozwiązywać, dbać o atmosferę w teamie, motywować jego członków i prowadzić konstruktywne rozmowy.
Chaotyczne podejście do zmian
Dobry plan to taki, który jest elastyczny i uwzględnia możliwe zmiany w trakcie realizacji. Regularne przeglądy harmonogramu, aktualizowanie statusu zadań i identyfikowanie ewentualnych opóźnień to sposób, by wykluczyć błędy w zarządzaniu projektami.
Zmiany mogą wynikać również z modyfikacji ustaleń, nowych wytycznych, czy czynników zewnętrznych, muszą być oceniane pod kątem wpływu na całość przedsięwzięcia i dokładnie wyjaśniane wszystkim osobom pracującym przy projekcie, by nie dopuścić do chaosu.
Ignorowanie ryzyka
Dobry lider musi przewidywać ewentualne komplikacje, mieć opanowane strategie radzenia sobie z ryzykiem zarówno tym zewnętrznym (np. zmiany rynkowe), jak i wewnętrznym (np. braki kadrowe w zespole). Błędy w zarządzaniu projektami bardzo często wynikają z braku planu awaryjnego, ignorowania ewentualnych zagrożeń i nieumiejętnego reagowania na zmiany.
Co zrobić, by ograniczyć błędy w zarządzaniu?
Żeby usprawnić proces zarządzania projektami, warto wzmacniać swoje umiejętności i zdobywać praktyczną wiedzę, korzystając ze wsparcia i doświadczenia ekspertów KSB UEK. Uczelnia prowadzi studia podyplomowe m.in. z zakresu zarządzania projektami innowacyjnymi. Uczestnicy mają okazję poznawać nowoczesne strategie kierowania zespołem oraz podnoszą swoją skuteczność w obszarze zarządzania ryzykiem, czasem i zasobami, a także uczą się skutecznego wdrażania innowacji; duży nacisk kładziony jest także na rozwój kompetencji miękkich.
ABOUT INSTRUCTOR
Może Ci się spodobać
